RODO w e-commerce brzmi jak formalność, ale wcale nie musi nią być. To nie tylko prawo – to także szansa na lepszą relację z kupującymi. Wiesz, że każdy zakup wiąże się z przekazywaniem danych? Jeśli prowadzisz sklep online, to ochrona danych klientów to Twój obowiązek. Jak zadbać o zgodność z RODO, uniknąć kar i jednocześnie zyskać zaufanie klientów?
Co to jest RODO?
RODO to skrót od Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Pewnie już o nim słyszałeś, ale co to tak naprawdę znaczy? To zbiór przepisów, które mają chronić dane osobowe. Obowiązuje od 2018 roku i dotyczy każdej firmy, która zbiera dane. Jeśli masz sklep internetowy, musisz się do tego stosować. W przeciwnym razie mogą Cię spotkać kary.
Jakie dane zbiera Twój e-commerce?
No właśnie, jakie dane przetwarzasz w swoim sklepie? Każdy klient zostawia u Ciebie informacje. Mogą to być dane podstawowe, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail. Ale także numer telefonu czy adres dostawy. Jeśli oferujesz płatności online, przetwarzasz też dane dotyczące transakcji. Czyli de facto prawie wszystko, co wpisuje klient w formularzach.
Dlaczego RODO jest takie ważne?
Dane osobowe to teraz waluta. Każdy chce je chronić, bo można je łatwo wykorzystać. Firmy muszą szanować prywatność klientów. Dlatego RODO nakłada na Ciebie pewne obowiązki. Musisz informować, po co zbierasz dane i jak je wykorzystujesz. Musisz też zapewnić klientom możliwość wglądu w swoje dane oraz ich usunięcie.
Polityka prywatności – Twój must-have
Zacznijmy od podstaw. Każdy e-commerce musi mieć politykę prywatności. To taki dokument, który tłumaczy klientowi, co robisz z jego danymi. Musisz w nim jasno napisać, jakie dane zbierasz i dlaczego. Nie zapomnij poinformować o prawach klienta. Polityka prywatności powinna być łatwa do znalezienia na stronie. Możesz ją podlinkować na dole strony lub w koszyku zakupowym.
Czytaj więcej…
- Czym jest outbound marketing i jak go wykorzystać w e-commerce?
- Co to jest Crawl budget i jak go optymalizować?
- Logistyka odwrotna w e-commerce: jak zarządzać zwrotami?
- Pokaż, czego warto pragnąć: nudging w e-commerce
Zgody na przetwarzanie danych
Zgody to kolejny temat, który musisz ogarnąć. Każdy klient musi wyrazić zgodę na przetwarzanie danych. Zgoda powinna być dobrowolna, świadoma i jednoznaczna. Nie możesz już stosować domyślnie zaznaczonych checkboxów! Klient musi aktywnie zgodzić się na przetwarzanie danych, np. do wysyłania newslettera.
Jak długo możesz przechowywać dane?
Nie możesz przechowywać danych w nieskończoność. Musisz określić, jak długo będziesz je trzymać. Okres ten zależy od celu, dla którego zbierasz dane. Na przykład, dane związane z zamówieniem przechowujesz do momentu zakończenia umowy. A dane do wysyłki newslettera do momentu, kiedy klient zrezygnuje z subskrypcji. Ważne, żeby jasno to określić w polityce prywatności.
Prawa klienta w RODO
Klient ma w RODO wiele praw. To nie tylko możliwość zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Klient może też zażądać dostępu do swoich danych, ich poprawienia lub usunięcia. Jeśli chcesz być fair, musisz udostępnić te opcje. Najlepiej przez formularz lub mail kontaktowy. To buduje zaufanie i pokazuje, że szanujesz prywatność swoich klientów.
Bezpieczeństwo danych
RODO nakłada na Ciebie obowiązek zabezpieczenia danych. Musisz zadbać o to, żeby dane Twoich klientów nie wyciekły. Jak to zrobić? Przede wszystkim używaj sprawdzonych rozwiązań technologicznych. Zabezpiecz serwery, używaj certyfikatów SSL, nie przechowuj danych w miejscach, gdzie mogą być łatwo dostępne. Jeśli korzystasz z usług zewnętrznych, np. firm hostingowych, upewnij się, że one również stosują odpowiednie środki bezpieczeństwa.
Co, jeśli dojdzie do wycieku danych?
Zdarza się nawet najlepszym, że dojdzie do wycieku danych. Co wtedy robić? Masz 72 godziny, żeby zgłosić to do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Musisz też poinformować klientów o tym, co się stało i jakie dane zostały ujawnione. To ważne, bo za niezgłoszenie wycieku grożą wysokie kary finansowe. Lepiej działać od razu, niż czekać na konsekwencje.
Kary za naruszenie RODO
Pewnie myślisz, że kara to coś, co spotyka tylko duże firmy? Nic bardziej mylnego. Nawet mały sklep internetowy może dostać grzywnę za naruszenie RODO. Kary mogą wynosić nawet do 20 milionów euro albo 4% rocznego obrotu firmy. Dlatego lepiej mieć wszystko w porządku i unikać problemów.
Czy musisz zatrudnić Inspektora Ochrony Danych?
W niektórych przypadkach tak. Inspektor Ochrony Danych (IOD) to osoba, która nadzoruje, jak firma przetwarza dane. Jeśli przetwarzasz duże ilości danych osobowych, możesz być zobowiązany do wyznaczenia IOD. Ale nie zawsze jest to konieczne.
Małe e-commerce’y raczej nie muszą zatrudniać inspektora. Warto jednak mieć kogoś, kto ogarnia temat ochrony danych, np. prawnika albo firmę zewnętrzną.
Jakie dane możesz przekazywać innym firmom?
Czasem musisz przekazać dane swoim partnerom, np. firmom kurierskim czy dostawcom płatności. RODO dopuszcza takie działania, ale tylko pod warunkiem, że masz odpowiednie umowy. To tzw. umowy powierzenia przetwarzania danych. Upewnij się, że Twój partner przestrzega RODO. W przeciwnym razie odpowiedzialność za naruszenia spadnie na Ciebie.
Dbaj o RODO w e-commerce
RODO może wydawać się skomplikowane, ale to podstawa działania każdego e-commerce. Warto zadbać o zgodność z przepisami, żeby uniknąć problemów. Klienci coraz bardziej zwracają uwagę na to, jak firmy przetwarzają ich dane. Jeśli pokażesz, że szanujesz prywatność, zyskasz ich zaufanie. A to przecież najważniejsze w e-commerce, prawda? Zaobserwuj nasz portal, żeby być na bieżąco w obszarze e-commerce.
Źródła
- RODO dla sklepu internetowego – ochrona danych osobowych w sklepie internetowym – co musisz wiedzieć?
- RODO i e-commerce w 8 krokach
- Ochrona danych osobowych w sklepie internetowym – RODO a ecommerce, co trzeba wiedzieć.
- RODO w e-commerce
- RODO dla sklepu internetowego 2024 – poradnik dla branży e-commerce
- Jak wdrożyć RODO w sklepie internetowym? Wszystko, co musisz wiedzieć
- RODO w działalności e-commerce
- Polityka prywatności RODO dla sklepów e-commerce